Creating and receiving purchase orders

Las compras a proveedores nos permiten realizar entradas de existencias en el programa, y hacer un seguimiento del estado de estas, para saber en todo momento lo que estamos esperando y lo que ya ha llegado.

Requisitos para poder crear y realizar pedidos de compra:

  • El usuario debe tener el rol de PROPIETARIO o GESTOR DE ALMACÉN. Podemos ver los distintos tipos de rol en el apartado Crear o editar un usuario.
  • Aunque se pueden dar de alta los artículos desde el mismo proceso de creación de una compra, se aconseja haber entrado todos los artículos antes de empezar la compra.

Pasos para poder crear y realizar pedidos de compra:

  1. Dirigirse al menú lateral y clicar en el botón COMPRAS dentro de la sección INVENTARIO.
  2. Nos aparecerá el listado de compras, clicamos en la parte superior derecha de la pantalla NUEVA COMPRA.
  3. Una vez dentro de la pantalla de nueva compra, debemos rellenar los siguientes campos:
    1. Una vez rellenados los campos (como mínimo el de contacto, proveedor y almacén) pulsaremos el botón GUARDAR.
    2. Habremos cambiado de pestaña y ahora es el momento de empezar a poner los productos que queremos comprar, tenemos 4 opciones:
      1. Escanear el código de barras de cualquier producto.
      2. Buscar en la barra de búsqueda el código del producto.
      3. Pulsar el la lupa, seleccionar múltiples productos a la vez y utilizar filtros para ir más rápido.
      4. Pulsar al botón de añadir producto, situado al lado de la lupa, y que nos permitirá añadir cualquier producto nuevo que aún no tengamos en el catálogo.
    3. Una vez vayamos introduciendo los artículos que queremos comprar, se irá creando una matriz con todas las variantes (tallas, tamaños, colores, gustos, etc.), con una cajita para cada una, donde tendremos que introducir la cantidad a comprar para cada una.
    4. Podemos observar que a medida que hemos ido entrando las cantidades y, en función de si en la ficha del producto hemos introducido el precio del proveedor (precio FOB), nos irá mostrando el coste de la compra en tiempo real.
    5. Una vez introducidos todos los productos pulsamos el botón HACER PEDIDO para que el pedido quede en estado realizado y esperando.
    6. Para poder enviar el pedido al proveedor, haremos click en el menú superior derecho, con tres puntos verticales, y podremos visualizar las siguientes opciones:
      1. Crear un pedido de producción: en caso de que seamos nosotros mismos quien fabrica, podemos crear un pedido de producción en base este pedido de compra.
      2. Actualizar productos: en caso de realizar cambios en la ficha de uno de los productos que ya hemos introducido, estos no se verán reflejados en la compra en curso por seguridad, un cambio en un producto nunca debería modificar compras o ventas antiguas. En caso de que realmente necesitemos actualizar el producto de esta compra, podemos eliminar el producto y volverlo a añadir, o hacer click en esta opción de actualizar productos para actualizarlos todos.
      3. Crear etiquetas: en caso de que el proveedor necesite que le enviemos las etiquetas, esta opción pasará todos los productos a la sección de creación de etiquetas para que las podamos imprimir. Para más información sobre cómo crear etiquetas ver la sección de Cómo crear etiquetas.
      4. Imprimir pedido de compra con precios: permite imprimir el pedido de compra valorado con los precios del fabricante. Le podemos enviar este archivo via mail si queremos estar seguros de que vamos alineados con los precios.
      5. Imprimir pedido de compra sin precios: permite imprimir el pedido de compra sin la valoración.
      6. Imprimir catálogo: permite imprimir el pedido de compra con más detalle sobre los productos e incluyendo las imágenes. Ésta opción permite ahorrar muchos malentendidos con los fabricantes ya que con la foto se puede evitar el error humano.
  4. Número de serie*: Número identificador de la compra, viene completado de serie pero se puede personalizar desde la sección de Configuración de números de serie por defecto.
  5. Albaranes número de serie*Número identificador de los albaranes de compra, viene completado de serie pero se puede personalizar como en el caso anterior.
  6. Fecha de inicio de envío: Fecha esperada donde el proveedor empezará a enviarnos el pedido. Éste campo nos servirá para que podamos visualizar en el calendario, todos los artículos que se irán recibiendo mensualmente.
  7. Fecha de cancelación: Fecha a partir de la cual ya no nos interesa que nos envíen el pedido. En caso de un posible retraso por parte del proveedor, puede que acordemos con él que ya no estamos dispuestos a aceptar el material.
  8. Contacto*: proveedor de los productos al cual realizas la compra. Podemos dar de alta los proveedores desde la sección de CONTACTOS.
  9. Almacén de entrada*: Almacén donde recibiremos las existencias.
  10. Temporada*: Período de tiempo en el que estamos realizando la compra. Nos servirá cuando analizemos los datos. Un ejemplo puede ser Primavera/Verano en caso de moda, Black Friday 2021 en caso de electrónica y T1 2021, refiriéndonos al primer trimestre del 2021, en otros sectores.
  11. Código de origen: Código que nos da el proveedor, nos servirá para localizar el pedido dado su código de procedencia al recibir las existencias.
  12. Notas: Notas de la compra, en caso de querer guardar información extra que será útil en algún momento..
  13. Etiquetas: Etiquetas o tags que queramos vincular con la compra para facilitar su búsqueda en el futuro.

Los campos marcados con * son obligatorios.

Paso 3: Formulario de creación de una compra

Paso 6: Introducción de las cantidades de cada variante

Pasos para poder recibir pedidos de compra:

  1. Dirigirse al menú lateral y clicar en el botón COMPRAS dentro de la sección INVENTARIO.
  2. Buscar desde la barra de búsqueda la compra que queremos recibir, podemos utilizar el código interno del pedido, el código del proveedor (en caso de que se haya entrado anteriormente cómo código de origen), texto que pueda ir en las notas o incluso el código de uno de los productos que acabamos de recibir.
  3. Una vez dentro del pedido tenemos dos opciones:
    1. Recibir la compra parcialmente: se usa en la mayoría de los casos, permite recibir múltiples albaranes de compra por parte del proveedor.
    2. Recibir: en caso de que sepamos que el proveedor solo nos ha hecho una entrega o albarán por el pedido de compra, esta será la opción más rápida.
  4. Al hacer click en recibir parcialmente, se nos abrirá la lista de albaranes, vacía ésta primera vez, haremos click en NUEVO ALBARÁN.
  5. Ahora estamos en la página del albarán, podemos observar que nos ha aparecido una caja con varias opciones en la parte superior:
    1. Número de serie: Número de serie del albarán autogenerado, se puede configurar como hemos comentado anteriormente desde Configuración de números de serie por defecto.
    2. Código origen: Código del proveedor para este mismo albarán.
    3. Estado: Estado del albarán (borrador, recibido)
    4. Creado por: Usuario que ha creado el albarán de compra.
    5. Fecha de envío: Fecha de envío por parte del proveedor. Se puede utilizar en el momento en que el proveedor te confirma el envío, así podrás controlar el día de salida en el calendario.
    6. Fecha esperada: Fecha esperada de recepción. Se puede utilizar en el momento en que el proveedor te confirma el envío, así podrás controlar el día de llegada en el calendario.
    7. Recibido por: Usuario que confirma la recepción de las existencias.
  6. Ahora es el momento de confirmar lo que estamos recibiendo, puede pasar en muchos casos que no recibamos lo que pedimos al inicio, y también puede pasar que ya hayamos recibido algo en albaranes anteriores. Para controlar esto, justo en la caja de cada variante, veremos dos cajitas que nos indican lo que pedimos y lo que ya hemos recibido, para facilitarnos el trabajo.
  7. Una vez introducidas todas las existencias que han llegado haremos click al botón de CONFIRMAR.
  8. Como opciones extras, podremos imprimir el albarán (con o sin valoración económica), podremos iniciar una transferencia si queremos enviarlo todo a otro almacén, y podremos subir el fichero o la foto del albarán del proveedor en la parte inferior de la página.

Paso 4: Lista de albaranes

Paso 7: Contabilizar existencias y confirmar